Startschuss für eGov6

Durch das Online-Zugangsgesetz (OZG) wurden zwischenzeitlich alle Behörden verpflichtet, ihre Leistungen auch online beantragbar zu machen. Mit der sogenannten Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) „eGov6“ wollen die sechs MKK-Kommunen Bad Orb, Bad Soden-Salmünster, Birstein, Sinntal, Steinau a. d. Str. und Wächtersbach nun die Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen entscheidend vorantreiben. Daraus sollen sich für Bürgerinnen und Bürger, und Mitarbeitende der Kommunen Vorteile ergeben. Für die Bürgerinnen und Bürger, die sich von ihren Verwaltungen ein orts- und zeitunabhängiges Leistungsangebot wünschen, wie sie es auch von Wirtschaft und Dienstleistern bereits gewohnt sind, wird diese Lücke als wichtige Ergänzung im Leistungsangebot der Kommunen nun kontinuierlich geschlossen.

Die Kommunen streben für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Digitalisierung ebenfalls Verbesserungen in den Arbeitsabläufen an. So bieten Online-Anträge die Möglichkeit, strukturiert alle offenen und entscheidenden Fragen schon in der Antragstellung zu klären. Dies wird die Bearbeitung von Anträgen beschleunigen und Wartezeiten auf Antragsbearbeitung für die Bürgerinnen und Bürger reduzieren. Durch die Vermeidung von Medienbrüchen kann die Antragstellung komplett digital erfolgen, was sich ebenfalls zur einfacheren Bearbeitung positiv auswirken wird.

Ebenso wird die Digitalisierung die Unterstützung von Kolleginnen und Kollegen untereinander verbessern. In den kleineren Kommunen, zu denen die 6 Kommunen der IKZ ebenfalls gehören, gibt es aufgrund der analog zur Größe der Kommunen entsprechend, kleine Anzahl von Beschäftigten in der Verwaltung. So sind einzelne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft Wissensinseln für einen Aufgabenbereich. Ist ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin krank oder im Urlaub, bleiben Anträge oder Anfragen an die Kommunen oft liegen. Mit der Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen wird dieses Problem ebenfalls angegangen. Die digitalen Prozesse werden mit klaren strukturellen Vorgaben konzipiert, mit entsprechenden Hilfestellungen und einem modernen Wissensmanagement so flankiert, dass auch Vertretungen die Anträge i. d. R. bearbeiten können. Auch dies wird zu mehr Flexibilität und Service für die Bürgerinnen und Bürger führen. Zuletzt ist die Digitalisierung auch auf strategischer Ebene für die Kommunen ein Teil der Lösung. Wie in allen Bereichen der Gesellschaft, wird auch die öffentliche Verwaltung in den nächsten Jahren mit den Folgen des demografischen Wandels und des bereits spürbaren Fachkräftemangels in der Personalfindung vor Herausforderungen gestellt. Die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger, als auch in internen Prozessabläufen, verschiebt freiwerdende Kapazitäten in andere Bereiche, in denen sie bereits benötigt werden.

Die Kommunen haben das im OZG verankerte „Einer für alle“-Prinzip, einem partizipativen Gedanken, der die Digitalisierung beschleunigen soll, nun auf ihre kommunale Ebene angewendet und konsequent weitergedacht. Denn die Digitalisierung kommt nicht „auf Knopfdruck“, sondern geht zunächst mit einem nicht zu unterschätzenden Mehraufwand für alle Beteiligten einher. Das „Einer für alle“-Prinzip wird in der IKZ eGov6 mit einem „Gemeinsam sind wir stärker“-Prinzip ergänzt und damit der „Grundstein“ für eine erfolgreiche Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung in diesen sechs Kommunen gelegt.

Zentraler Lösungsansatz ist die Gründung eines Teams bestehend aus Digitalisierungsexpert*innen, die für die IKZ eGov6 Kommunen die Umsetzung nun vornehmen werden. In einem gemeinsamen Termin mit allen Bürgermeistern der beteiligten Partnerkommunen wurde nun das Team in Schloss Wächtersbach vorgestellt und die nächsten nun folgenden Schritte besprochen.

Die Teamleitung wurde Andreas Spieldiener übertragen, der als langjähriger Mitarbeiter an der Technischen Hochschule Aschaffenburg einen großen Erfahrungsschatz in der Konzeptionierung und Umsetzung von Digitalisierungsprozessen mitbringt. Durch seine pädagogische Vorbildung und einem Masterabschluss in der Multimedia Didaktik bringt Herr Spieldiener zudem das notwendige Handwerkszeug mit, um sowohl den Bürgerinnen und Bürgern, als auch den Beschäftigten die Online-Verfahren zu vermitteln.

Mit fast zwei Jahrzehnten Erfahrung als Mitarbeiterin und IT-Administratorin in der Kommunalverwaltung, ist Judith Schmitt quasi die „Dolmetscherin“ zwischen den organisatorischen und rechtlichen Anforderungen an den digitalen Prozess und der technischen Übersetzung in die vorhandene Software auf der anderen Seite.

Die technische Umsetzung ist im Wesentlichen Hassan Alhelwani übertragen, der mit langjährigen Erfahrungen im Bereich des Digital-Publishing das nötige technische Knowhow für die Umsetzung mitbringt, um die entwickelten Konzepte „in die Maschine“ zu bringen. Herr Alhelwani soll in Kürze noch durch eine weitere technische Kraft unterstützt werden, eine entsprechende Stellenausschreibung ist auf den Internetseiten aller Partnerkommunen veröffentlicht.

Mit „der Maschine“, ist die Digitalisierungsplattform „civento“ gemeint, welche allen hessischen Kommunen vom Land Hessen kostenfrei über die ekom21 zur Verfügung gestellt wird. Für die Bürgerschaft wurden bereits einige Online-Anträge durch übergeordnete Stellen entwickelt, die – wenn überhaupt notwendig – durch das eGov6-Team auf die Bedarfe der einzelnen Partnerkommunen angepasst werden. Wesentliche Aufgabe des Teams wird es jedoch sein, die nachgeschalteten Prozesse so zu entwickeln, dass die übermittelten Antragsdaten möglichst medienbruchfrei durch den kompletten Prozess digital weiterverarbeitet werden können.

„Dass sich insgesamt sechs Kommunen unserer Größenklasse für die Verwaltungsdigitalisierung zusammengeschlossen haben, kommt nicht so häufig vor. Es gibt insoweit nur vereinzelt Erfahrungswerte und die mit unterschiedlichen Vorzeichen, auf die wir zurückgreifen können“, erklärt Nikolai Kailing von der Stadt Wächtersbach als federführende Kommune, der auch Mitglied der Steuerungsgruppe ist. „Dennoch ist es sinnvoll, dass man das Thema mit mehreren Kommunen angeht. Nicht nur, um Personal- und Verwaltungskosten auf mehrere Schultern zu verteilen, sondern auch um die Erfahrungen der anderen Kommunen zu berücksichtigen, damit in den eigenen Prozessen vielleicht nicht mehr „notwenige Zöpfe“ abgeschnitten werden und Bewährtes verbessert werden kann.“

Sehr erfreulich dabei ist, dass ein beim Land Hessen für dieses Modellprojekt gestellter Förderantrag bewilligt wurde und das IKZ-Projekt nun mit 90% der aus dem Projekt entstehenden Personal- und Sachkosten durch den Geschäftsbereich der hessischen Ministerin für Digitale Strategie und Entwicklung gefördert wird. Die verbleibenden 10% werden zudem noch unter den Partnerkommen aufgeteilt.

„Wenn man etwas zum aller ersten Mal und modellhaft für andere Kommunen macht, steckt darin immer ein gewisses Risiko, weil sich viele Erfahrungen und Erkenntnisse erst auf dem Weg ergeben. Die attraktive finanzielle Förderung des Digitalministeriums hilft uns dabei aber sehr, das finanzielle Risiko für die Steuerzahler auf ein Minimum zu reduzieren“, erklärt Bürgermeister Andreas Weiher (SPD) abschließend auch im Namen seiner Amtskollegen aus den Partnerkommunen.