Verbesserung des Workflows mit Hilfe der Kanban Methode

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Die Kanban Methode kommt ursprünglich aus Japan und wurde in den 1940er Jahren von Toyota erfunden. Auf Japanisch heißt Kanban „Schild“ oder „Signalkarte“.

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Die Philosophie hinter Kanban

Die Methode wurde ursprünglich für den Bereich Fertigung entwickelt. In der Fertigung wurde früher der Materialverbrauch aller Zwischenproduktionsstätten detailliert vorausgeplant. Dies wird auch als Pushsystem bezeichnet. Der Nachteil von Pushsystemen ist, dass sie sehr starr und unflexibel sind und deshalb auf Zwischenfälle nur träge bis gar nicht reagieren können. Es kommt dann auf der einen Seite zu unerwarteten Lagerungen von Materialien, welche häufig mit hohen Kosten verbunden sind, und auf der anderen Seite zu Materialengpässen, welche den Workflow beeinträchtigen.

Im Gegenteil dazu basiert Kanban auf einem sogenannten Pullsystem, bei dem sich der Materialverbrauch statt nach detaillierter Vorausplanung nach der tatsächlichen Nachfrage der einzelnen Zwischenproduktionsstätten richtet. Somit kann schnell und effizient auf Zwischenfälle und Veränderungen reagiert werden. Unerwartete Lagerungen und Engpässe werden dadurch vermieden und der Workflow wird optimiert.

Das System wurde später auch von der Software-Industrie genutzt. Dabei ging es nicht mehr um die Verteilung von Materialien, sondern von Aufgaben. EineAufgabe wurde erst erledigt, wenn die dafür notwendigen „Voraufgaben“ erledigt waren. Inzwischen wird es auch in vielen anderen Branchen genutzt.

Was sind die Kanban Prinzipien?

Kanban basiert auf vier Grundprinzipien:

1. Dort beginnen, wo man gerade ist

Für die Implementierung von Kanban sind keine großen Veränderungen im Unternehmen und in der Organisation des Workflows nötig. Das einzig Wichtige ist, dass man die Methode und die Philosophie dahinter verstanden hat.

2. kontinuierliche Verbesserung anstreben

Es gibt bei der Methode kein endgültiges Ziel, stattdessenverlangt der Prozess eine kontinuierliche Verbesserung und Veränderung.

3. bereits existierende Prozesse und Zuständigkeiten berücksichtigen

Dieses Prinzip ist dem ersten Prinzip sehr ähnlich. Wie bereits erwähnt wälzt Kanban nicht die gesamte Organisation des Unternehmens um, sondern wird lediglich in den bereits bestehenden Prozess eingebunden

4. Führung und Verantwortung werden auf allen Ebenen übernommen

Da bei dem System alle Ebenen ihren Beitrag zur Optimierung des Workflows leisten, ist die Verantwortung auf den einzelnen Ebenen höher.

Wie kann man Kanban konkret implementieren?

Es gibt 6 Schritte, mit denen man Kanban in sein Unternehmen oder seine persönliche Workflow Organisation implementieren kann.

  1. Visualisierung des Workflows

Alle Mitarbeiter müssen über den Workflow und die darin vorkommenden einzelnen Zwischenstationen informiert sein. Dafür sollten der Workflow und die Zwischenstationen visuell abgebildet sein. Dazu wird oft ein Kanban Board verwendet, bei dem jede Zwischenstation eine Spalte einnimmt.

2. Limitierung der laufenden Arbeit

Damit der Workflow nicht beeinträchtigt wird, Lagerkosten oder Engpässe entstehen muss es bei jeder Station ein Limit an Aufgaben geben, welche gleichzeitig bearbeitet werden. Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist und diese dann an die nächste Station weitergegeben wird, kann man sich um die nächste Aufgabe kümmern.

  1. Etablierung eines reibungslosen Workflows

Durch die ersten beiden Schritte wird bereits ein effizienter Workflow kreiert. Sollten doch einmal Probleme aufgrund von Engpässen oder Lagerungen entstehen, müssen diese schnell behoben werden.

  1. Bestimmung von Richtlinien und Regeln

Der Prozess kann nur optimal verlaufen, wenn vorher gewisse Regeln und Richtlinien etabliert worden, wie z.B. die klarenAufgabenlimits der einzelnen Stationen. Das verschafft dem Prozess außerdem Transparenz.

  1. Feedback

Da in den Prozess sehr viele verschiedene Zwischenstationen eingebunden sind, sollte es regelmäßig Zeit oder Treffen für Feedbacks geben.

  1. Stärkung der Zusammenarbeit

Durch die höhereEinbindung und Verantwortungsübernahme von Mitarbeitern wird der Teamzusammenhalt, sowie die Motivation der einzelnen Mitarbeiter, gestärkt.

Für wen lohnt es sich?

Die Kanban Methode lohnt sich zur Organisation des Workflows in verschiedenen Branchen, welche mit Zwischenstationen arbeiten.Das ganze System kann auch digital genutzt werden, sodass selbst Personen, welche sich auf verschiedenen Kontinenten befinden, mit Kanban zusammenarbeiten können.Auch die Anzahl der Mitarbeiter spielt keine große Rolle. Man kann Kanban sowohl in einem großen Unternehmen anwenden, wie es bei Toyota der Fall war, oder in einem kleinen Start-Up. Selbst als Einzelperson kann man die Methode nutzen, um seinen Workflow zu optimieren.



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