Wie sich Büromaterial und Arbeitsmittel von der Steuer absetzen lassen

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Arbeitsmittel und Büromaterialien lassen sich von der Steuer absetzen. Soweit dürfte dieser steuerliche Umstand wohl den meisten Arbeitnehmern geläufig sein.

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Doch denkt man einen Schritt weiter, erscheint die Sache plötzlich nicht mehr ganz so klar. Denn wer kann von sich behaupten, zweifelsfrei benennen zu können, welche Materialien unter diese Zuordnung fallen? Wie setzt man Arbeitsmaterial von der Steuer ab? Und lohnt sich der Aufwand am Ende finanziell überhaupt? Diese Fragen werden hier beantwortet.

Welche Materialien von der Steuer abgesetzt werden können

Natürlich gibt es Arbeitsmittel, die auf den ersten Blick als solche zu erkennen sind. Dazu gehören zum Beispiel Ausstattungsgegenstände für das heimische Büro, oder das eigene Unternehmen, wie etwa ein Schreibtisch, Aktenregale, ein Bürostuhl oder auch eine Tischlampe. Büromaterial, das privat angeschafft wurde aber beruflich verwendet wird, zählt selbstverständlich auch zu den Arbeitsmitteln, die sich steuerlich absetzen lassen. Das können beispielsweise Stifte und Kopierpapier, Büroklammern oder Briefumschläge sein. Und auch Fachliteratur, die für die Ausübung des Berufes relevant ist, kann steuerlich abgesetzt werden, da sie ebenfalls zu den Arbeitsmitteln zählt. Der Gesetzgeber sieht grundsätzlich vor, dass alle Gegenstände, die täglich und dauerhaft für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Arbeit, oder der selbständigen Arbeit im Home-Office, notwendig sind, steuerlich abgesetzt werden können. Das kann auch den Telefonanschluss, einen Laptop sowie ein Smartphone, Berufskleidung oder Werkzeuge betreffen. Handwerker können etwa auch private Werkzeuge, die sie für die Arbeit benutzen, steuerlich absetzen.

Welche Unterlagen werden benötigt, um Büromaterial steuerlich absetzen zu können?

Egal, was man von der Steuer absetzen möchte - dem Finanzamt gegenüber muss immer der Kauf eines Arbeitsmittels nachgewiesen werden. Dies geschieht über die Kaufquittung, auf der das Datum des Kaufes sowie der Preis angegeben sein müssen. Die Angaben werden unter dem Oberpunkt Werbungskosten in der Steuererklärung gelistet. Dieser findet sich in der zu Steuererklärung gehörenden Anlage N. Absetzbar sind allerdings nicht die Arbeitsmaterialien, die dem Arbeitnehmer vom Betrieb zur Verfügung gestellt werden.

Ist es aus steuerlicher Sicht relevant, wo das Büromaterial gekauft wurde?

Grundsätzlich ist es zwar notwendig, dass sich das eingekaufte Material dem ausgeübten Beruf zuordnen lässt. Ein selbstständiger Unternehmensberater wird beispielsweise nur schwerlich erklären können, warum er den Erwerb von medizinische Fachliteratur steuerlich geltend machen möchte. Hier hat das Finanzamt gute Gründe für die Annahme, dass berufliche und private Belange untereinander vermischt werden.

Nicht von Relevanz ist hingegen, wo das Büromaterial gekauft wurde. Wichtig ist zwar, dass es von einem offiziellen Händler bezogen wurde, von dem man eine ordentliche Rechnung vorliegen hat. Ob es sich bei diesem Händler aber um einen Onlineshop, einen Kiosk, einen Supermarkt oder einen Fachmarkt für Büroartikel handelt, spielt aus der Sicht des Finanzamtes keine Rolle. Allerdings müssen die bezahlten Preise verhältnismäßig und nachvollziehbar sein. Wenn es sich beim neu erworbenen Abroller für Klebestreifen um ein sündhaft teures Designobjekt handelt, ist dies dem Finanzamt wahrscheinlich nicht zu vermitteln. Über die Werbungskosten ganz unproblematisch lassen sich alle Arbeitsmittel absetzen, die einen eher geringen Kaufwert haben. Also zum Beispiel Blöcke, einzelne Titel an Fachliteratur oder Druckerpatronen. Liegt der Bruttopreis eines Arbeitsmittels jedoch über 952 Euro, kann dieses nicht direkt und vollständig von der Steuer abgesetzt werden. Dann wird es abgeschrieben. Das bedeutet, dass der Kaufpreis des Arbeitsmittels auf seine Nutzungsdauer umgelegt wird. Der Hintergrund ist der, dass das Finanzamt davon ausgeht, dass die Nutzungsdauer von Arbeitsmitteln, die sehr teuer sind, länger als über einen kurzen Zeitraum fortdauert. Beispiele hierfür sind teure Smartphones oder Instrumente bei Musiklehrern. Je nach Art des Arbeitsmittels sieht das Finanzamt einen bestimmten Zeitraum vor, über den dieses gestückelt abgesetzt, also abgeschrieben, wird. Bei einem Smartphone wird derzeit von einer Nutzungsdauer von fünf Jahren ausgegangen. Eine Ausnahme bilden seit 2021 Laptops und Software. Beide Arbeitsmittel können auch bei einer Überschreitung des genannten Kaufbetrages umgehend und vollständig steuerlich abgesetzt werden.

Lohnt sich die Absetzung von der Steuer?

Diese Frage ist klar mit Ja zu beantworten. Viele Arbeitnehmer wissen gar nicht,was sie alles als Arbeitsmittel steuerlich absetzen können. Hier lohnt es sich durchaus, zu recherchieren und sämtliche Quittungen aufzuheben. Schließlich kann auch der eigene PKW teilweise abgesetzt werden, sofern er auch beruflich genutzt wird. Wer seine Unterlagen immer sauber hält und alle Quittungen archiviert, wird keine Schwierigkeiten haben die Werbungskosten schnell und korrekt in die Steuererklärung einzutragen.



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