Gleichermaßen genießen Mieter in Deutschland umfassende Rechte, wodurch die Nebenkostenabrechnung aus Vermietersicht zu einem rechtlich herausfordernden Minenfeld avancieren könnte.
Präzision ist Pflicht - die rechtlichen Vorgaben sind engmaschig
In Deutschland ist die Nebenkostenabrechnung nicht selten ein Streitpunkt. Dies allein schon deshalb, weil die auf den Mieter umlegbaren Nebenkosten durchaus umfassend sind und es daher oftmals um viel Geld geht. Mieter haben natürlich das Recht die Nebenkostenabrechnung auf Korrektheit prüfen zu lassen und dürfen, sofern etwas nicht stimmt, einen Widerspruch einreichen. Immer wieder warnen Mieterschutzbünde und die Verbraucherzentrale zudem vor fehlerhaft erstellten Nebenkostenabrechnungen. Ganz besonders dann, wenn diese vom Vermieter selbst erstellt werden, statt sie dem Fachmann zu überlassen.
Aus rechtlicher Sicht ist zunächst zu beachten:
- Mieter müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums erhalten.
- Es muss eine Zusammenstellung der Gesamtkosten erfolgen.
- In Mehrfamilienhäusern ist eine Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels erforderlich.
- Die Anteile einzelner Mietparteien müssen korrekt errechnet und transparent dargelegt werden.
- Geleistete Vorauszahlungen über die Mietzahlungen müssen korrekt verrechnet werden.
Sofern Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht erstellen und übersenden, können sie auf Gebühren und Nachforderungen sitzenbleiben. Diese müssten dann aus eigener Tasche gezahlt werden, ohne dass der Mieter einspringt.
Welche Kosten sind umlagefähig und welche sind es nicht?
Was überhaupt umgelegt werden darf, das ist traditionell die größte Fehlerquelle. Vermieter dürfen Kosten auf den Mieter umlegen, die in der Betriebskostenverordnung stehen und zusätzlich im Mietvertrag vereinbart wurden. Das können Kosten wie beispielsweise solche für die Müllabfuhr, die Grundsteuer, den Hausmeister und die Straßenreinigung sein.
Nicht umlagefähig sind bestimmte Kosten für Instandhaltung und Reparaturen am Mehrfamilienhaus, sollte dort beispielsweise die Eingangstür beschädigt sein oder der Aufzug repariert werden müssen. Regelmäßige Wartungskosten dürfen hingegen umgelegt werden. Außerdem dürfen Vermieter keine Verwaltungskosten berechnen. Bankgebühren, Porto oder einfach die Arbeitszeit für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung; all diese Kosten sind vom Vermieter zu zahlen.
Die Nebenkostenabrechnung alternativ an Hausverwaltungen auslagern
Im Hintergrund der meisten Mehrfamilienhäuser arbeitet sowieso schon eine Hausverwaltung, die kann auch die formal korrekte Nebenkostenabrechnung übernehmen, denn die Daten für diese sind zumeist sowieso schon vorhanden. Damit schaffen die Fachleute eine signifikante Entlastung auf Seiten der Vermieter, zudem können sich Mieter im Regelfall auf eine korrekte und professionell erarbeitete Nebenkostenabrechnung einstellen. Das wiederum reduziert präventiv mögliches Konfliktpotenzial.
Hausverwaltungen sind außerdem immer auf dem neuesten Stand. Sie wissen, wann sich welche Gesetze geändert haben und was es nun folglich zu beachten gibt. Praktisch ist auch der Puffer, der dabei zwischen Vermieter und Mieter entsteht. Für die Kommunikation und Rückfragen wäre in diesem Fall die Hausverwaltung zuständig, so wird bei Rückfragen oder Beanstandungen nicht das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter belastet. Die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind zudem steuerlich absetzbar, weshalb sie für Vermieter aus finanzieller Sicht oftmals gar nicht so schwer wiegen.
