Auch deshalb, weil die Aufgaben des Sekretariats durch die Digitalisierung nicht plötzlich obsolet wurden, sondern sich oftmals lediglich wandelten. Auf das Sekretariat verzichtet werden sollte also nicht, selbst bei flachen Hierarchien und in kleinen Organisationen.
Organisation schafft Produktivität und effiziente Abläufe
Bürokratie ist in Deutschland und Europa seit jeher ein Streitthema. Das auch deshalb, weil eine übermäßige Bürokratie nicht nur Unsicherheit schafft, sondern zugleich Abteilungen wie das unternehmensinterne Sekretariat vor konsequent hohen Herausforderungen stellt. Noch dazu verursacht Bürokratie nun einmal Kosten, im Staatsapparat ebenso wie der Privatwirtschaft. Aber nicht jeder bürokratische oder organisatorische Vorgang ist verschenkt. Ganz ohne Organisation geht es natürlich nicht, denn die legt bereits das Fundament für möglichst effiziente Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und eine entsprechend hohe Produktivität.
Im klassischen Sekretariat können sich durch Ausfälle oder zu wenig Personal dementsprechend weitreichende Folgen ergeben. Da überschneiden sich plötzlich Termine, Informationen gehen in den internen Strukturen des Unternehmens unter oder es entstehen eigentlich vermeidbare Unterbrechungen, die nicht nur die Geschäftsführung, sondern auch alle anderen Abteilungen viel Produktivität kosten. Während es gänzlich ohne diese organisatorische Schnittstelle also nicht geht, gibt es durchaus Ausgestaltungsmöglichkeiten. Das fängt schon damit an, dass das Sekretariat gar nicht unbedingt in Präsenz im Unternehmen sitzen muss.
Sollte das Sekretariat in Zeiten von Home-Office und Digitalisierung noch vor Ort sein?
Befragt man dafür genügend Unternehmenslenker, werden sich deren Antworten erwartungsgemäß mitunter erheblich unterscheiden. Einige Unternehmen schwören darauf, dass das Sekretariat vor Ort sein muss, am besten direkt im Büro der Geschäftsführung oder an der Tür davor. Befürworter für flache und dezentrale Strukturen gibt es aber ebenso: In diesem Fall könnte ein externes Telefon Sekretariat die Aufgaben übernehmen, die vor Ort nicht erfüllt werden.
Telefon Sekretariate müssen die zuständigen Mitarbeitenden vor Ort nicht unbedingt ersetzen, was aber ebenso möglich ist, sie können diese auch lediglich entlasten. Derartige Dienstleister widmen sich beispielsweise der Anrufannahme, vereinbaren eigenständig nach vorheriger Rücksprache Termine oder leiten elementare Informationen an die zuständigen Organe im Unternehmen weiter. Damit das in der Praxis überhaupt funktioniert, müssen solche Dienstleister eine dauerhafte Erreichbarkeit sicherstellen. Ist das gegeben, können Unternehmen damit von planbaren Kosten und einer schlankeren Mitarbeiterstruktur profitieren. Außerdem werden weniger interne Ressourcen gebunden, was einzelne Abteilungen und Mitarbeitende entlasten könnte. So bleibt mehr Zeit für deren besonders wichtige Aufgaben.
Eine professionelle Außendarstellung wahren
Da die externen Dienstleister nach außen hin quasi als Unternehmensvertreter auftreten, haben sie selbst einen nicht unerheblichen Anteil an der Außendarstellung des Unternehmens. In serviceorientierten Branchen werden solche Dienstleister typischerweise oft genutzt, um eine negative Wahrnehmung durch ständige Besetztzeichen oder Anrufbeantworter zu vermeiden. Auch temporär könnten sie eingebunden werden, falls das Unternehmen beispielsweise gerade eine Phase des starken Wachstums durchläuft oder sehr saisonbezogen arbeitet. Selbst für einzelne Projekte oder nur bestimmte Projektphasen wäre das eine Lösung - aufgrund der zusätzlich gewonnenen Flexibilität.
